Politique de confidentialité

Responsable de la protection des renseignements personnels

Propriétaire de MNTMEDIA. Coordonnées : info@mntmedia.ca ou 418 951-5864. Cette personne traite les demandes d'accès, de rectification, de retrait de consentement, de suppression et de portabilité, ainsi que les plaintes, et y répond par écrit dans les 30 jours de la réception de la demande.

Renseignements que nous recueillons et par quels moyens

Transmis par l'école ou l'organisation (fichier de liste) : le nom de l'enfant, son groupe ou son équipe, un identifiant interne et le nom, l'adresse courriel et le numéro de téléphone d'un ou deux parents ou tuteurs. L'organisation nous les transmet pour que les photos soient associées au bon enfant et que vous puissiez y accéder.

Produits par le studio : les photographies prises lors de la séance, ainsi que des aperçus en basse résolution portant un filigrane.

Saisis par vous sur le site : votre nom, votre adresse de facturation (et de livraison, le cas échéant), les articles achetés et les montants payés, dont les taxes, votre langue, le contenu de votre panier, et les dates, versions et langue des politiques que vous avez acceptées. Le paiement est traité par Stripe; nous ne voyons ni ne conservons jamais le numéro de votre carte.

Générés par le site : l'adresse IP et l'horodatage des tentatives de connexion échouées (pour bloquer les attaques) et des journaux techniques de serveur conservés au plus trois mois.

Enfants de moins de 14 ans

Les renseignements concernant un enfant de moins de 14 ans ne sont jamais recueillis auprès de l'enfant lui-même. Ils nous sont transmis par l'école ou l'organisation, qui informe les parents de la séance, et le titulaire de l'autorité parentale ou le tuteur exerce les droits de l'enfant et consent pour lui en utilisant ce site. Un enfant de 14 ans ou plus peut aussi exercer ses droits lui-même.

Pourquoi nous les utilisons

Pour vous donner accès aux photos de vos enfants, et seulement des vôtres : chaque connexion vérifie que votre adresse courriel figure au dossier de l'enfant dont vous entrez le code.

Pour produire et livrer vos commandes (tirages, cartes, fichiers numériques), émettre vos reçus et respecter nos obligations fiscales.

Pour vous écrire au sujet de la séance de votre enfant : avis de mise en ligne des photos, rappels avant la date limite de commande, confirmation de commande et avis de téléchargement. Chaque courriel promotionnel contient un lien de désabonnement; les courriels de commande sont nécessaires au service.

Nous n'utilisons vos renseignements à aucune autre fin sans votre consentement. Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements, nous n'affichons aucune publicité, nous ne faisons aucun profilage et aucune décision vous concernant n'est prise par un traitement automatisé.

Photos d'enfants et droit à l'image

Les photos sont prises dans le cadre d'une entente avec l'école ou l'organisation, qui informe les parents de la séance. Elles ne sont accessibles qu'aux parents inscrits au dossier de l'enfant et au studio. Les aperçus visibles sur le site portent un filigrane; les fichiers haute résolution ne sont remis qu'à l'achat.

Conformément au Code civil du Québec (art. 35 et 36), nous n'utilisons jamais la photo d'un enfant à des fins promotionnelles, sur nos réseaux sociaux ou dans nos exemples sans le consentement écrit et préalable du titulaire de l'autorité parentale.

Si vous ne souhaitez pas que les photos de votre enfant soient conservées ou vendues, écrivez-nous à info@mntmedia.ca : nous les retirons du site et les supprimons.

À qui nous les communiquons

À nos fournisseurs, uniquement pour exécuter le service et sous contrat les obligeant à protéger vos renseignements : Amazon Web Services (hébergement, base de données et stockage des photos, région du Canada central, à Montréal), Stripe (paiement), Amazon SES (envoi des courriels, région du Canada central) et les imprimeurs du Québec qui produisent vos tirages (ils reçoivent les fichiers à imprimer et le nom à inscrire sur l'enveloppe).

À l'école ou à l'organisation, qui reçoit les tirages à distribuer en classe, identifiés par le nom de l'enfant, lorsque c'est le mode de livraison de la séance.

Aux autorités, si la loi l'exige.

Communication hors du Québec

Vos renseignements sont conservés au Canada. Deux exceptions, évaluées au préalable comme l'exige la loi (évaluation des facteurs relatifs à la vie privée) et encadrées par une entente écrite avec le fournisseur : Stripe, établi aux États-Unis, traite votre paiement et reçoit votre nom, votre adresse courriel, votre adresse de facturation et le montant; et le réseau de diffusion de contenu qui sert les aperçus filigranés peut les mettre temporairement en cache sur des serveurs situés hors du Québec. Aucune photo en haute résolution ne quitte le Canada.

Combien de temps nous les gardons

Les photographies et leurs aperçus sont conservés jusqu'à 24 mois après la livraison de la séance, puis supprimés de façon sécuritaire. Les photos achetées en format numérique vous ont été remises avant cette date.

Les commandes, reçus et renseignements de facturation sont conservés sept ans, comme l'exigent les lois fiscales. Les tentatives de connexion échouées sont effacées après 15 minutes; les journaux techniques, après trois mois.

Les coordonnées des parents reçues d'une organisation sont supprimées avec la séance, une fois les photos effacées. Lorsque la fin pour laquelle un renseignement a été recueilli est accomplie, il est détruit.

Témoins (cookies) et technologies

Le site n'utilise que des témoins nécessaires à son fonctionnement : votre session (14 jours au plus), votre langue, et, si vous arrivez par un courriel du studio, un témoin de sept jours qui nous permet de savoir que ce courriel a mené à une commande. Aucun témoin publicitaire ni outil de suivi tiers.

Le site n'a recours à aucune technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou d'effectuer un profilage de vous. Ses paramètres assurent par défaut le plus haut niveau de confidentialité, sans intervention de votre part.

Sécurité et incidents

Les communications sont chiffrées (HTTPS). Les photos originales sont stockées dans un espace privé accessible seulement par des liens signés et temporaires. L'accès du studio est protégé par mot de passe et journalisé; la base de données et les photos sont chiffrées et sauvegardées chaque jour.

Aucun système n'est infaillible. Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux pour vous, nous vous en informerons ainsi que la Commission d'accès à l'information, avec diligence, comme la loi l'exige.

Vos droits

Vous pouvez, pour vous ou pour votre enfant : consulter les renseignements que nous détenons et en obtenir une copie; les faire rectifier; obtenir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité); retirer votre consentement aux courriels promotionnels (lien de désabonnement ou info@mntmedia.ca); demander la suppression des photos et de vos renseignements, ou la désindexation d'un lien; et déposer une plainte.

Pour exercer un droit, écrivez au responsable à info@mntmedia.ca en indiquant le nom de l'enfant et l'école; nous vérifions que vous êtes le parent ou le tuteur inscrit au dossier avant de répondre. La réponse est écrite et donnée dans les 30 jours. Si elle ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

Gouvernance des renseignements personnels

Rôles : le responsable nommé ci-dessus approuve les présentes règles et est la seule personne du studio ayant accès à l'ensemble des renseignements. Les fournisseurs et imprimeurs n'ont accès qu'à ce qui est nécessaire à leur tâche, sous contrat.

Conservation et destruction : les délais indiqués ci-dessus sont appliqués par le système; les photos supprimées le sont aussi de leurs copies de sauvegarde à l'expiration de celles-ci (35 jours).

Traitement des plaintes : toute plainte est reçue par le responsable, consignée, étudiée et reçoit une réponse écrite dans les 30 jours, avec mention du recours à la Commission d'accès à l'information.

Incidents : évaluation du risque, mesures pour le réduire, inscription au registre des incidents et, s'il y a lieu, avis aux personnes concernées et à la Commission.

Nouveaux projets : toute nouvelle fonction du site touchant des renseignements personnels fait l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant sa mise en service.

Modifications

Nous pouvons mettre cette politique à jour. La date en tête de page indique la version en vigueur; toute modification fait l'objet d'un avis sur le site et vous est présentée de nouveau à votre prochaine connexion.